Enquadramento

No contexto atual as diferentes áreas de atuação dos municípios constituem-se como um fator de extrema importância e relevância para o desenvolvimento económico e social do seu território. Assim, a dinamização da economia veio introduzir na Administração Pública o fator competitivo, evidenciando a relevância de uma maior eficiência dos serviços prestados.

A adoção de um modelo de Gestão por Processos tem-se revelado uma abordagem, e um instrumento de gestão, fundamental para a materialização da Missão das Organizações enquadradas da Administração Pública, para a concretização dos objetivos que estabelecem, para a satisfação das necessidades dos cidadãos e para o reforço de uma sistemática orientação para a melhoria contínua. Tal exige que os colaboradores dos municípios desenvolvam competências ao nível da modernização, da inovação e da simplificação dos seus processos, em particular, e da Organização, em geral, dominando melhor os instrumentos de gestão a adotar e tomando maior consciência da relevância de uma Gestão por Objetivos.

 

Objetivos

No final desta intervenção formativa, os formandos deverão ficar capacitados para:

• Participar ativamente na reengenharia dos processos;
• Participar no processo de reflexão e definição sobre o Modelo de Gestão por Processos, o desdobramento dos objetivos estratégicos nos operacionais, o seu alinhamento com os objetivos a enquadrar no modelo de avaliação de desempenho individual, com base num coaching aos gestores;
• Identificar e operacionalizar os indicadores certos, reconhecendo que tal é um processo crítico para a gestão das instituições, nomeadamente para o acompanhamento dos documentos previsionais da organização;
• Promover as melhorias organizacionais decorrentes da implementação do Modelo de Gestão, em particular as inerentes à eficaz identificação e definição dos processos e a sua formalização, assim como, se necessário, da estrutura organizacional, assegurando-se a coerência do modelo organizacional, dos instrumentos de gestão e dos objetivos;
• Participar na definição das metodologias a adotar para gerir e executar cada uma das principais atividades e na sua posterior implementação;
• Assegurar o alinhamento dos Processos com a Missão, Objetivos e necessidades dos clientes, assim como a eficaz interligação dos Processos;
• Participar ativamente na contínua melhoria da sua eficiência e eficácia, analisando periodicamente os resultados relativos aos objetivos, mobilizando esforços para os melhorar continuamente.

 

OPERACIONALIZAÇÃO

De modo a que esta intervenção formativa produza mudanças organizacionais, propõe-se a sua implementação na modalidade de formação-ação, que é uma modalidade formativa que integra diferentes componentes (formação em sala, consultoria formativa no terreno, workshops, seminários, …), com vista à implementação de ações que contribuam para alterar o contexto associado à sua intervenção. Para o efeito, está desenhada de acordo com as 4 fases, características de uma formação-ação: diagnóstico; elaboração de plano de ação; implementação do plano de ação; avaliação de resultados. O seguinte quadro apresenta um resumo da forma de operacionalização desta intervenção formativa.

 

FASE	COMPONENTE	FORMATO	Nº HORAS
1.     Diagnóstico	1.1    Apresentação do programa e imersão nos métodos a utilizar	Sala	3,5
	1.2    Realização do Diagnóstico	Consultoria Formativa	10,5
2.     Elaboração de Plano de Ação	2.1 Gestão por Processos e Gestão por Objetivos	Sala	17,5
	2.2 Elaboração do Plano de Ação	Consultoria Formativa	10,5
	2.3 Realização de workshop	Workshop	3,5
3.     Implementação de Plano de Ação	3.1 Processos de melhoria Continua	Sala	17,5
	3.2 Análise e melhoria dos Processos	Consultoria Formativa	17,5
	3.3 Lean Office	Sala	7
	3.4 Reorganização de Estruturas, Locais e Fluxos de Trabalho	Consultoria Formativa	17,5
4.     Avaliação dos resultados	4.1 Acompanhamento e Avaliação dos resultados	Consultoria Formativa	10,5
	4.2 Reflexão e partilha dos resultados	Seminário	3,5
TOTAL			119

Fase 1 – Diagnóstico

1.1.  Apresentação do programa e imersão nos métodos a utilizar

Com esta intervenção em sala, pretende-se preparar os participantes para a eficaz compreensão e utilização das metodologias a utilizar nas várias fases de diagnóstico e no desenho e implementação dos Plano de Ação.

Conteúdos:

• Apresentação das fases do programa de formação-ação;
• Exploração das metodologia a utilizar na fase de diagnóstico e no desenho dos Planos de Ação;
• Abordagem às metodologias para definir e gerir os objetivos: como implementar arvore de objetivos;
• Abordagem às metodologias para desenhar Processos.

• Realização do Diagnóstico – Intervenção em Contexto de Trabalho

 

Nesta componente, o consultor-formador apoiará cada participante, no terreno, a elaboração do diagnóstico, o qual consiste em:

• Confirmar os diversos intervenientes, o seu enquadramento institucional, as suas funções e as suas competências iniciais;
• Identificar os Processos a avaliar, os seus principais fornecedores e clientes;
• Avaliar os Processos já existentes AS IS, as atividades que os integram, os KPI que utilizam para medir o seu desempenho, a sua interligação, a consistência das metodologias de execução das atividades e o seu alinhamento com o modelo de gestão, Plano de Atividades e Orçamento;
• Identificar principais constrangimentos e ineficiências que afectam o desempenho dos Processos, a concretização da sua Missão e a satisfação das necessidades e expectativas dos clientes;
• Compilar os resultados e as respetivas conclusões no Relatório do Diagnóstico.

Durante esta fase, serão monitorizados os resultados decorrentes da gestão dos objetivos com base numa abordagem sustentada pelo PDCA.

Fase 2 – Elaboração do Plano de Ação

2.1. Gestão por Processos e Gestão por Objetivos

Esta intervenção em sala tem como objetivo melhorar as competências dos Gestores dos Processos para passem a gerir melhor os seus Processos e adotem uma gestão por objetivos.

Conteúdos:

• Gestão por Processos e Objetivos – Principais conceitos.
• A Gestão por Processos e os principais referenciais ISO.
• Modelação, Análise e Desenho de Processos.
• Gestão do desempenho dos Processos.
• Definição de objetivos
• Construção de quadros de gestão e Tratamento de dados

2.2. Elaboração do Plano de Ação – intervenção em contexto de trabalho

Face ao resultado do diagnóstico, o qual é analisado e partilhado com todos os participantes e implicados, procede-se à elaboração do Plano de Ação.

Para tal, realizar-se-ão as seguintes atividades:

• Confirmar os diversos intervenientes, as suas competências iniciais e o seu enquadramento institucional.
• Clarificar e consolidar as atribuições do Gestor do Processo;
• Planear a intervenção com base nos resultados do diagnóstico;
• Identificar os Processos a intervir definindo os objetivos TO BE.

Para cada Processo:

– Definir ou Redefinir a sua missão;

– Definir ou Redifinir as suas principais “Entradas” e “Saídas”;

– Identificar as principais atividades;

• Consolidar os instrumentos e as metodologias a adoptar no desenho dos Processos.

Durante esta fase serão monitorizados os resultados decorrentes da gestão dos objetivos com base numa abordagem sustentada pelo PDCA.

2.3. Realização do Workshop

Este workshop tem como objetivo principal divulgar o Plano de Ação e promover a sua análise e discussão.

No final desta atividade, todos os participantes deverão compreender os objetivos do programa, o conteúdo do Plano de Ação e assumir a participação nas atividades para as quais forem nomeados.

Fase 3 – Implementação do Plano de Ação

3.1. Processos de Melhoria Contínua

Esta intervenção em sala tem como objetivo melhorar as competências dos Gestores dos Processos para implementarem Processos de Melhoria Contínua.

Conteúdos:

• O que é a Melhoria Contínua – conceitos
• Principais ferramentas de melhoria contínua
• A Melhoria contínua e os principais referenciais ISO
• Brainstorming sobre “desperdício”.
• Brainstorming sobre “melhoria”.

3.2. Implementação do Plano de Ação no âmbito da Análise e Melhoria dos Processos

Nesta fase, proceder-se-á à implementação do Plano de Ação no âmbito da Análise e Melhoria dos Processos. Esta implementação do PA, no contexto de trabalho, será efetuada de acordo com as seguintes orientações:

• Desenhar e implementar um conjunto de indicadores de desempenho (KPI), para o apoio à decisão, assegurando o seu alinhamento com o Plano de Atividades e Orçamento;
• Acompanhar os participantes capacitando-os para:

– Compreenderem o ciclo PDCA a utilizar na gestão dos objetivos;

– Obterem dados fiáveis para medirem cada um dos objetivos;

– Definirem uma formula de cálculo para cada um dos objetivos;

– Tomarem decisões com base na análise dos resultados;

– Adotarem um comportamento e metodologias sistemáticas, contínuas e consistentes na gestão dos objetivos;

– Comunicarem eficazmente os resultados da gestão dos objetivos e implicarem os participantes na melhoria contínua.

• Acompanhar os participantes capacitando-os para:

– Gerirem o seu Processo/Atividade num contexto de incerteza e adoptando o pensamento baseado no risco;

– Compreenderem o conceito de “Entrada”, “Saída” e “Atividade”;

– Desenharem o seu Processo adotando os princípios do Lean;

– Compreenderem a interligação do seu Processo aos restantes;

– Utilizarem instrumentos para a melhoria da eficiência operacional nos serviços públicos, adoptando o Lean Public Governance;

– Comunicarem eficazmente o Processo, as suas atividades e metodologias.

• Acompanhar os participantes capacitando-os para desenvolverem projetos experimentais de inovação.

3.3. Realização de Formação sobre Lean Office

Esta intervenção em sala tem como objetivo melhorar as competências dos Gestores dos Processos para adotarem os princípios e os instrumento do Lean Office.

Conteúdos:

• O que é o Lean Office
• Como integrar o Lean Office no sistema Lean
• Definição de trabalho standard
• Fases de um projeto Lean Office/ regras e responsabilidades
• Ferramenta 5S
• Aplicação dos 5S em contexto de Lean Office

3.4. Reorganização de Estruturas, Locais e Fluxos de Trabalho

Nesta componente da implementação do Plano de Ação, no âmbito da Reorganização de Estruturas, Locais e Fluxos de Trabalho, no contexto de trabalho, serão consideradas as seguintes orientações:

• Estudar a otimização e rentabilização das estruturas, postos de trabalho e fluxos de trabalho, face às necessidades e expectativas dos clientes, aos objetivos do Processo e à Missão da Organização;
• Promover a adopção de metodologias Lean na reengenharia de processos, com base, por exemplo, nos resultados da gestão dos objetivos, dos resultados da avaliação da satisfação dos clientes e num contexto de melhoria contínua, suportada pela otimização e valorização dos recursos utilizados;
• Simplificar os Processos mitigando as atividades que não acrescentam valor;
• Melhorar a articulação entre o planeamento, a gestão das atividades e do orçamento.
• Melhorar a interligação dos Processos;
• Realizar auditorias internas, com o propósito de identificar oportunidades de melhoria que devem ser posteriormente exploradas, num quadro de rigoroa identificação das causas, da implementação de ações que atuem sobre estas e na avaliação dos seus efeitos;
• Reforçar a conceção, gestão e avaliação de projetos de melhoria contínua, num ambiente partilhado e colaborativo.

 

Fase 4 – Avaliação dos Resultados

Nesta etapa pretende-se avaliar os resultados e proceder à sua partilha, contribuindo para a disseminação de conhecimento neste domínio.

4.1. Acompanhamento e avaliação dos resultados

Através de consultoria formativa, será feito um acompanhamento para a elaboração e análise do relatório final o qual deve demonstrar o impacto da intervenção nos serviços, clientes e no território.

Além das conclusões da intervenção, o relatório deve apresentar orientações que possam assumir-se como Boas Práticas de Gestão que possam ser assimiladas, customizadas e adotadas por outras Organizações.

4.2. Reflexão e partilha dos resultados:

Realização de um Seminário final para a apresentação do Relatório Final no qual serão também abordados as seguintes temáticas:

– A compreensão dos problemas e da organização das respostas;

– A lógica de trabalho em parceria e de partilha de recursos;

– A mobilização das capacidades locais (endógenas) para responderem a necessidades fundamentais não satisfeitas na comunidade.

Destinatários: A formação está orientada para os dirigentes e técnicos dos municípios que assumam funções de Gestores de Processos, bem como responsáveis de atividades/serviços relevantes no quadro dos Processos a trabalhar.

Competências ReCAP que esta formação potencia: Tomada de Decisão; Orientação para a Mudança e Inovação; Orientação para Resultados; Gestão Conhecimento.

Duração: 119 horas (63 horas em sala + 56 horas consultoria)

Nível de Classificação Inicial: 6

Tipologia: Formação-Ação

Regime: Misto (Presencial e online)

Entidade Formadora: TecMinho

Número de Ações deste Curso: 2